Si te lleva menos de dos minutos hacerlo, entonces hazlo ahora.

 David Allen

David Allen (Louisiana, diciembre 1945) es consultor e instructor de productividad. Es el creador de Getting Things Done (GTD), un método de productividad personal. Creció en Shreveport (Luisiana), donde actuó y ganó un campeonato estatal de debates. Fue a la facultad de New College of Florida. Su carrera profesional incluye trabajos como mago, camarero, instructor de karate, instructor de desarrollo personal y gerente de una agencia de viajes. El asegura haber tenido 35 profesiones antes de tener 35 años. Comenzó a aplicar sus perspectivas sobre productividad en los negocios en la década de 1980, cuando consiguió un contrato para proyectar un programa para ejecutivos y gerentes en la Lockheed Corporation.

Tardó cuatro años en escribir su primer libro. Cuando lo hizo se lo puso a un editor en la mesa diciéndole… “ahí van 25 años de trabajo. Y he probado que funciona. Nadie va a escribir otro como éste.” El libro era “Organízate con eficacia” y el método que describía, era GTD (Getting Things Done). Desde entonces, Allen se ha dedicado a difundir una forma de organización personal que ya cuenta con cientos de miles de adeptos en todo el mundo. Fundó la David Allen Company, que está enfocada en productividad personal y entrenamiento ejecutivo. También es uno de los fundadores de Actioneer, Inc., una empresa especializada en herramientas de productividad para Palm Pilot. Actualmente vive en Ámsterdam.

Un director de planta conocido, tenía un método curioso para decidir la organización de las tareas del día. Cogía un expediente, de la bandeja de temas pendientes, y lo sostenía pensando en su urgencia y prioridad, si lo sostenía más de quince segundos sin acabar de decidir su urgencia, lo volvía a la bandeja, pensando que si necesitaba tanto tiempo para decidir si era o no urgente, seguro que NO lo era y debía dedicar su tiempo a otro asunto que requiriera más premura. No es lo que aconseja David Allen en su libro y en la sentencia-resumen que os he traído. Para Allen uno de los requisitos para iniciar (o no) una tarea es el tiempo de ejecución. Por tanto, este director estaba perdiendo un tiempo precioso solamente en decidir si iniciar o no cada tema pendiente cuando podría estar resolviendo temas sencillos antes de que se complicaran.

Los cinco principios en que se basa la técnica de David Allen son: recopilar, procesar, organizar, hacer, y revisar. Recopila trata de ordenar bajo un cierto criterio. Procesar se basa en revisar la actuación a seguir con cada elemento (por ej. Información = almacenar / papelera; acción = menos de dos minutos hacer, más de dos minutos organizar). Organizar es listar en función de lo que requiera la acción (próximas acciones si requieren nuestro trabajo, en espera si la hemos delegado, proyectos si requiere más de una acción). Hacer supone iniciar lo preparado, pero según el contexto más adecuado, es decir a qué hora, en qué lugar, etc. Y, revisar es mantener todo el sistema actualizado, borrar lo efectuado u obsoleto, y redefinir el estado de las acciones a efectuar. El sistema es sencillo, pero hay que ser disciplinado y constante para que dé resultado. Cosa que choca con uno de los grandes problemas de nuestra sociedad, la posibilidad de procrastinar.

MM/AT